Минфин РФ разрешил представлять прошивки копий документов, хотя ранее считал, что такой способ не соответствует НК РФ (письмо Минфина РФ от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142)

Ещё в 2012 году я пару раз в блоге затрагивал тему «прошивок копий документов, истребуемых у проверяемого лица по ст. 93 НК РФ»

Напомню, что в силу п. 2 ст. 93 НК РФ представление истребованных налоговым органом в ходе налоговой проверки документов на бумажном носителе производится в виде заверенных копий. Но нередко из-за большого количества документов налогоплательщики заверяют не каждый документ в отдельности, а сразу целую подшивку и в таком виде представляют в налоговую инспекцию.

Однако как считали представители фискальных ведомств подобная практика не соответствует НК РФ (см., например, письмо Минфина РФ от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374). 

Однако суды в подобном способе не видели ничего предосудительного. Так, я однажды (см. здесь) приводил дело из ФАС Западно-Сибирского округа, который указал на неправильность их позиции (постановление ФАС ЗСО от 30.08.2012 № А75-10187/2011).

Причем интересно отметить, что это постановление было принято ещё в августе 2012 г., а в октябре этого же года Минфин РФ совместно с ФНС РФ вновь выпустили письмо, в котором опять было указано - прошивку делать нельзя (см. здесь).

И что характерно, основной довод фискалов в том письме вновь сводился к одному единственному – ст. 93 НК РФ требует заверять каждый документ, а не подшивку/прошивку. Но что поделать, ведь грань между последовательностью и упрямством очень уж незримая.

И каково было моё удивление, когда недавно увидел августовское письмо Минфина РФ, содержащее ровно противоположную позицию, правда с рядом оговорок, но всё же! Вывод в письме однозначный – прошивку делать можно.

Сравнив старое и новое письмо, обнаружил в обосновании позиции только одно различие – ссылку на «свежий» ГОСТ по делопроизводству от 17.10.2013, однако взятая из него цитата идентично той, на которую минфиновцы ссылались ранее.

В итоге мы имеем ситуацию, при которой, ровным счетом ничего особо не изменилось (ни толкование понятия «копия» и «надлежащим образом заверенная копия», ни порядок заверения в соответствии с ГОСТом), а ст. 93 НК РФ, с точки зрения чиновников вдруг перестала содержать запрет на передачу копий документов прошивкой. Чудеса да и только, хотя приятные, для нас с вами одной проблемой меньше.

Что касается озвученного ранее «НО», то по мнению Минфина при прошивке документов необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов" (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142

В связи с поступающими обращениями по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, Минфин России разъясняет следующее.
В соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.
В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно пункту 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов" (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

С.Д.ШАТАЛОВ