Описание ситуации:
Работники Общества трудятся дистанционно.
Вопрос: Можно ли
оформлять в электронном виде и подписывать простой электронной подписью приказы
о направлении сотрудников в командировку и отпуск?
Какие документы необходимо
оформить в Обществе для придания юридической значимости документам, оформленным
в электронном виде и подписанным простой электронной подписью?
Ответ: Отношения в области использования электронных
подписей (далее - ЭП) регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ
«Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).
Как следует из п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, информация
в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом,
равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной
подписью, в частности, в случаях, установленных соглашениями между участниками
электронного взаимодействия.
При этом следует отметить, что никаких оговорок
касательно возможности применения подобного документооборота при оформлении
документов, связанных с оформлением процедур направления работников, работающих
в офисе работодателя (не дистанционно), в отпуск или командировки трудовым
законодательством не предусмотрено.
Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ не позднее чем за две
недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под
роспись.
О формах и способах такого извещения разъяснено в Письме
Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1:
«По вопросу извещения сотрудников о начале
отпуска сообщаем, что часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя
извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем
за две недели до его начала.
По
нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель
определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения
работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также считаем допустимым
внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них
работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в
другой - указать дату уведомления о начале отпуска».
Следует обратить внимание, что Роструд в данном
Письме не рассматривает возможность уведомления офисного работника о дате
начала отпуска в электронном виде.
При этом отметим, что дистанционного работника можно уведомить о начале отпуска и получить
от него подтверждение об уведомлении путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными ЭП обеих
сторон.
Так, согласно ст. 312.1 ТК РФ
«В случаях, если в соответствии с ТК РФ
работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с
принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его
трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями,
требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными
документами между работодателем и дистанционным работником»
Таким образом, возможность ознакомления с
извещением о дате начала отпуска в электронной форме прямо предусмотрена ТК РФ
только для дистанционных работников.
Как указано в ст. 312.1 ТК РФ далее,
«В случае, если главой 49.1 ТК РФ
[регулирующей труд дистанционных работников] предусмотрено взаимодействие
дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и
работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи
дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и
работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами РФ.
Каждая из сторон указанного обмена обязана
направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного
документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о
дистанционной работе».
Таким
образом, ознакомление работника с уведомлениями работодателя о дате начала
отпуска работника допускается только с использованием усиленных
квалифицированных ЭП работника и работодателя.
Согласно п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ информация в
электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным
документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью, и в общем случае может применяться в любых
правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Таким
образом, если направляемый работнику документ подписан квалифицированной ЭП, он
автоматически приравнивается к собственноручно подписанному работодателем документу
в бумажной форме и имеет юридическую силу – для этого работодателю не
обязательно издавать внутренний нормативный акт.
Для оформления и учета отпусков Постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-6 «Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Указания по применению и
заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты,
утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Отметим, что форму приказа о предоставлении
отпуска работодатель может разработать самостоятельно, поскольку с 01.01.2013 формы
первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, не являются обязательными к применению
(информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Приказ подписывается руководителем организации или
уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись.
При этом,
на наш взгляд, для ознакомления дистанционного работника с приказом о
предоставлении отпуска также допускается использовать только усиленную
квалифицированную ЭП работника и работодателя.
То же
самое, по нашему мнению, касается и документов о направлении работников в
командировки.
Согласно ст. 166 ТК РФ
«Служебная командировка - поездка работника
по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы».
Иными словами, под служебной командировкой
понимается выполнение работником трудовых обязанностей вне места нахождения
работодателя по распоряжению (приказу) последнего.
При этом особенности направления работников в
служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством
РФ.
Правительством РФ издано Положение об особенностях
направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением
Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в
служебные командировки», далее – Положение).
Согласно данному Положению работники направляются
в командировки на основании письменного решения (приказа) работодателя на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной
работы.
Упомянутым выше Постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о
направлении работников в командировку», где предусмотрена подпись работника об
ознакомлении с Приказом.
Как также было отмечено ранее, данные
унифицированные формы не являются обязательными, однако с Приказом
рекомендуется ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии
доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной
ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано
неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в соответствии с
которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только
за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных
на него трудовых обязанностей.
Со стороны работодателя подписывать приказ вправе
только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о
направлении работника в командировку. Это следует из анализа ч. 1 ст. 166 ТК
РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. Таким лицом может быть,
например, руководитель организации.
На
основании изложенного мы пришли к следующим выводам:
1. Оформление приказов о направлении
дистанционных работников в командировку и отпуск допустимо при условии, что
такие документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью
работника и работодателя. Использование простой электронной подписи
неправомерно;
2. Если направляемый работнику документ подписан
квалифицированной электронной подписью, он автоматически приравнивается к
собственноручно подписанному документу в бумажной форме и имеет юридическую
силу – для этого работодателю не обязательно издавать внутренний нормативный
акт.
_________________
Правовая защита бизнеса от
налоговых и иных правовых рисков
с 1993 года
Екатеринбург: 620075,
Екатеринбург, ул. Луначарского, д.77, офисное здание, 4 этаж.
Телефоны/Факс: +7(343)
350-12-12, 350-15-90 (офис Екатеринбург)
E-mail: cnfp@cnfp.ru
Москва: 129626,
Москва, пр. Мира, дом 102 (офисный комплекс «Парк Мира»), корпус 1, этаж 3,
офисы 3010 (офис), 3009 (конференц-зал)
Телефон/факс: +7(495)-788-39-51 (офис
Москва). E-mail: msk@cnfp.ru
Официальный сайт: https://cnfp.ru/
Видео консультации здесь
Читать наши консультации здесь
Facebook: см. здесь.
telegram-канал
«О налогах и о жизни» - t-do.ru/gknfp
telegram-канал
«Налоговые споры: аналитика и практика» - t-do.ru/taxpracticechannel
telegram-канал
«Малый бизнес и Налоги» - t-do.ru/taxformal