Проект устанавливает порядок конвертации электронных и перевода бумажных документов в электронные, а также правила долгосрочного хранения последних.
Поправками вводится понятие электронного дубликата документа, под которым предлагается понимать копию бумажного документа, представленную в электронной форме. Также закрепляются понятия материального дубликата электронного документа и конвертации электронного документа.
Правом создавать электронные дубликаты, хранить электронные документы планируется наделить обладателя исходного документа. При этом создание дубликатов должно обеспечивать их равнозначность исходным документам и неизменность их юридической значимости в процессе хранения.
Документы предлагают признавать равнозначными, если дубликат создали указанные лица и одновременно выполняются условия:
- содержание и форму исходного документа сохранили в неизменном виде;
- дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной подписью или собственноручной подписью того или тех, кто его создал;
- электронный дубликат или УКЭП позволяют определить дату и время его создания либо дубликат содержит метку доверенного времени;
- выполнили требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов.
Также устанавливаются сроки хранения электронных дубликатов документов:
- для электронного дубликата срок хранения должен быть равен сроку хранения исходного документа на материальном носителе, не истекшему на дату создания дубликата;
- для конвертированного электронного документа срок должен быть равен сроку хранения исходного электронного документа, не истекшему на дату конвертации.
При этом сроки хранения документов, в отношении которых созданы электронные дубликаты, предлагается сократить:
- для первичных документов и регистров бухучета – до 1 года с окончания года, в котором этот документ использовали последний раз для составления бухотчетности;
- для бухотчетности – до 1 года с окончания отчетного периода, за который ее составили.
Задать вопрос или написать автору____________________________________________
Москва: 129626, Москва, пр. Мира, дом 102 (офисный комплекс «Парк Мира»), корпус 1, этаж 3, офисы 3010 (офис), 3009 (конференц-зал)
Официальный сайт: https://cnfp.ru/
telegram-канал «О налогах и о жизни» - t.me/gknfp